Nhóm nội bộ

Khác với số nội bộ, nhóm nội bộ là tập các số nội bộ mà trong người dùng có thể cấu hình được cách hoạt động đối với các phần tử trong nhóm.

Cũng giống số nội bộ, nhóm nội bộ cũng có địa chỉ (điểm đến) của riêng mình gọi là số nội bộ của nhóm. Người dùng có thể gọi thẳng đến nhóm bằng cách nhấn số nội bộ của nhóm

Nhóm nội bộ cho phép người dùng cấu hình được cách thức hoạt động bên trong. Nếu bạn muốn chuyển cuộc gọi đến 1 số nội bộ, hãy tạo 1 nhóm nội bộ chứa riêng số nội bộ mình muốn chuyển đến.

Các chức năng cơ bản có thể cấu hình ở nhóm nội bộ

1. Nhạc chờ khi kết nối: là đoạn thu âm mà khách hàng nghe khi cuộc gọi đang ở nhóm nội bộ. Đoạn thu âm này chỉ phát khi có ít nhất 1 thành viên trong nhóm đổ chuông

2. Hình thức đổ chuông:

   1. Đồng thời: Tổng đài gửi tín hiệu đổ chuông đến tất cả các nhân viên thuộc nhóm (bao gồm tất cả các thiệt bị đăng nhập). Tuy nhiên giữa các lần gửi sẽ không đồng thời về tín hiệu, tín hiệu nhân có thể chênh lệch 1 khoảng thời gian ngắn. Tín hiệu đổ chuông sẽ dừng lại khi 1 trong những thiết bị nhận kết nối với người gọi.

   2. Tuần tự: Tổng đài gửi tín hiệu đổ chuông lần lượt theo từng nhân viên, bỏ qua nhân viên không trực tuyến. Trường hợp nhân viên đăng nhập trên nhiều thiết bị, tín hiệu đổ chuông sẽ gửi về tất cả thiết bị, cuộc gọi sẽ chuyển đến nhân viên khác nếu tất cả thiết bị từ chối cuộc gọi hoặc quá Thời gian chờ của từng nhân viên

   3. Ngẫu nhiên: Tổng đài gửi tín hiệu đổ chuông ngẫu nhiên đến từng phiên của nhân viên trong nhóm. Trường hợp nhân viên đăng nhập trên nhiều thiết bị, cuộc gọi sẽ đổ chuông vào 1 trong những thiết bị đăng nhập.

3. Thời gian chờ của từng nhân viên: là khoảng thời gian cho phép nhân viên nhận được tín hiệu đổ chuông của tổng đài, nếu quá thời gian này cuộc gọi sẽ được chuyển đến địa chỉ tiếp theo

4. Thời gian chờ của nhóm nội bộ: là thời gian tổng đài cố gắng đợi khi không có nhân viên nào trong nhóm nội bộ trực tuyến. Lưu ý: Cấu hình này chỉ xảy ra khi không có nhân viên trong nhóm trực tuyến

5. Hành động khi không có nhân viên nghe máy: cuộc gọi sẽ chuyển đến địa chỉ tiếp theo nếu không có nhân viên nào trong nhóm nghe máy. Địa chỉ này có thể là 1 số nội bộ, nhóm nội bộ khác, tương tác nhấn phím, nhóm bên ngoài hoặc là 1 file thu âm

6. Bắt đầu đếm giây khi kết nối đến nhóm nội bộ (áp dụng cho khách hàng gọi đến): Cấu hình nhạc chờ ở nhóm nội bô đôi khi sẽ bị chặn bởi nhà mạng nếu thiết bị của người gọi chưa đếm giây.

Ở nhóm nội bộ, nhạc chờ chỉ phát khi có nhân viên đổ chuông. Nếu bạn muốn khách hàng gọi vào phát file ghi âm, sau đó chuyển đến một địa chỉ (điểm đến) khác thì hãy tham khảo Tương tác nhấn phím

Hành động khi quá thời gian chờ của nhóm nội bộ

Cuộc gọi đến nhóm nội bộ nếu như không có nhân viên trực tuyến hoặc tất cả nhân viên đều bận (đang thực hiện cuộc gọi, đang trong cuộc gọi khác) sẽ được chuyển tiếp đến địa chỉ (đích đến) tiếp theo do người dùng cài đặt

Các địa chỉ tiếp theo có thể chuyển bao gồm:

1. Không hành động (Kết thúc cuộc gọi)

2. Chuyển cuộc gọi

3. Chuyển tương tác nhấn phím

4. Phát file ghi âm

Bắt đầu đếm giây khi kết nối đến nhóm nội bộ (áp dụng cho khách hàng gọi đến)

Thỉnh thoảng nhà mạng sẽ chặn nhạc chờ từ tổng đài nếu như cuộc gọi chưa được đếm giây. Vì thế để chắc chắn rằng khách hàng nghe nhạc chờ thì bạn nên bật tùy chọn này.