Cấu hình vContact
PHẦN 2: HƯỚNG DẪN CẤU HÌNH
CẤU HÌNH TỔNG ĐÀI
Danh sách đầu số
Cấu hình / Tổng đài
Chứa toàn bộ thông các đầu số được gán cho doanh nghiệp. Mỗi đầu mang 1 cấu hình riêng biệt quy định kịch bản phân bổ cuộc gọi đến đến các nhân viên được cấu hình.
Giao diện quản lý danh sách đầu số
Phân quyền gọi đi cho đầu số
Tại chi tiết đầu số, truy cập tính năng Gọi đi
Cấu hình cho phép nhân viên có thể sử dụng đầu số để thực hiện cuộc gọi đi (tính năng này chỉ áp dụng cho web và mobile app). Bạn có thể phân quyền sử dụng cho nhân viên cụ thể hoặc nhóm nhân viên
Kịch bản gọi đến cho đầu số
Tại chi tiết đầu số, truy cập tính năng Gọi đến
Cấu hình quy định kịch bản của đầu số khi có cuộc gọi đến. Có thể cấu hình theo khung giờ nhất định lặp lại hàng tuần hoặc kịch bản áp dụng cho các ngày lễ hàng năm
Cấu hình kịch bản cho từng ngày
Chọn ngày cụ thể trong tuần để tiến hành cấu hình kịch bản.
Tại menu các ngày trong tuần, những ngày có kịch bản giống nhau sẽ mang màu sắc giống nhau
Có thể cấu hình cả ngày hoặc áp dụng khung giờ cụ thể với từng kịch bản nhất định
Cấu hình khung giờ kịch bản
Sao chép nhanh kịch bản cho các ngày
Chọn 1 ngày cụ thể ở phần bên dưới để tiến hành sao chép kịch bản của ngày hiện tại sang các ngày được chọn, hoặc chọn Cả tuần để sao chép kịch bản cho tất cả các ngày trong tuần
Sao chép kịch bản cho các ngày trong tuần
Cấu hình kịch bản cho ngày đặt biệt
Cấu hình này sẽ áp dụng đối với thời điểm ở tương lai
Cấu hình ngày đặc biệt
Đặt tên cho đầu số
Tại chi tiết đầu số, truy cập tính năng Tên gợi nhớ
Nếu doanh nghiệp có quá nhiều đầu số, tính năng này giúp đặt tên cho đầu số giúp dễ phân biệt cho người sử dụng. Tên gợi nhớ sẽ được hiển thị ở các tính năng liên quan: cửa sổ cuộc gọi, lịch sử cuộc gọi, bộ lọc...
Phân quyền lịch sử cuộc gọi của đầu số
Tại chi tiết đầu số, truy cập tính năng Dữ liệu lịch sử cuộc gọi
Phân quyền nhân viên hoặc nhóm nhân viên được thấy lịch sử cuộc gọi liên quan đến đầu số
Tương tác SMS sau cuộc gọi
Để sử dụng tính năng, đảm bảo tài khoản doanh nghiệp đã được thêm sẵn cấu hình nhà cung cấp SMS trước đó và ít nhất tồn tại 1 tin nhắn mẫu
Tương tác Zalo sau cuộc gọi
Để sử dụng tính năng, đảm bảo tài khoản doanh nghiệp đã được liên kết với Zalo OA trước đó và ít nhất tồn tại 1 template đã được liên kết sẵn hết các biến
Tính năng này chỉ khả dụng khi thực hiện cuộc gọi đối với các khách hàng đã được thêm vào hệ thống và có đầy đủ thuộc tính đã liên kết với template. Nếu thiếu bất kì 1 thuộc tính nào, tin nhắn Zalo sẽ không được gửi.
Kịch bản cuộc gọi
Cấu hình / Tổng đài
Mỗi đầu số trong cùng 1 thời điểm chỉ được gán với duy nhất 1 kịch bản cuộc gọi. Kịch bản này bao gồm các thành phần điều hướng cuộc gọi theo 1 trình tự nhất định gọi là thành phần kịch bản
Minh họa thành phần của 1 kịch bản cuộc gọi
Thêm mới kịch bản cuộc gọi
Các thành phần có thể thêm vào kịch bản
Các thành phần kịch bản giúp điều hướng cuộc gọi đi theo trình tự cấu hình từ trên xuống dưới. Hiện tại tổng đài cho phép thêm 6 loại thành phần kịch bản.
Tiêu chí
Giúp điều hướng cuộc gọi đến 1 nhân viên nhất định. Khi cuộc gọi được điều hướng đến nhân viên này, nếu nhân viên đã được cấu hình kịch bản Số nội bộ, cuộc gọi sẽ không thể điều hướng quay về thành phần tiếp theo trong kịch bản
Hiện tại tổng đài hỗ trợ tối đa 3 tiêu chí theo thứ tự.
Phát lời chào
Điều hướng cuộc gọi đến lời chào được cấu hình, lúc này phía khách hàng sẽ nghe được lời chào này mà không thể thực hiện thao tác khác (thoại, bấm phím)
Có thể cấu hình nhiều lời chào khác nhau theo thứ tự.
Chuyển tiếp
Hành động chuyển tiếp bao gồm
Chuyển tiếp nhóm nội bộ
Chuyển tiếp nhóm bên ngoài
Chuyển tiếp tương tác phím
Chuyển tiếp nhân viên
Hành động chuyển tiếp được coi như là hành động cuối cùng của kịch bản. Khi cuộc gọi được điều hướng đến một trong các thành phần trên, thì cuộc gọi được xem đã hoàn tất kịch bản
Lúc này Thêm thành phần sẽ không khả dụng nữa vì cuộc gọi đã ra ngoài kịch bản.
Lưu ý khi thêm kịch bản cuộc gọi
Tiêu chí luôn luôn nằm ở vị trí đầu tiên của kịch bản. Có thể tối đa 3 tiêu chí trong cùng 1 kịch bản, mỗi tiêu chí chuyển tiếp đến nhân viên đều có thời gian chờ có thể cấu hình.
Có thể thêm không giới hạn lời chào theo thứ tự trước khi thêm hành động chuyển tiếp
Hành động chuyển tiếp được xem như là thành phần kết thúc của kịch bản, nếu đã thêm hành động này, bạn chỉ được phép thêm tiếp tục thành phần là Tiêu chí ở đầu kịch bản
Nhóm nội bộ
Cấu hình / Tổng đài
Khi cuộc gọi được điều hướng đến nhóm nội bộ, các nhân viên trong nhóm này sẽ đổ chuông trên các nền tảng đang đăng nhập
Giao diện cấu hình nhóm nội bộ
Cấu hình các giá trị
Cuộc gọi điều hướng đến nhóm nội bộ, các nhân viên trong nhóm sẽ được đổ chuông dựa vào Hình thức phân bổ
Nhạc chờ
Trong suốt quá trình đổ chuông các nhân viên thuộc nhóm, khách hàng sẽ nghe được đoạn nhạc chờ cấu hình
Tuy nhiên, một số trường hợp nhà mạng có thể chặn phát lời chào ở nhóm do cuộc gọi chưa đếm giây. Nếu gặp phải trường hợp đó, vui lòng bất cấu hình Bắt đầu đếm giây khi kết nối.
Lúc này cuộc gọi được xem là đã kết nối, tuy nhiên hãy cân nhắc khi sử dụng vì có thể ảnh hưởng đến khách hàng (phát sinh cước thoại) và trạng thái lịch sử cuộc gọi (nhân viên chưa bắt máy nhưng trạng thái cuộc gọi là trả lời)
Nhân viên thuộc nhóm
Danh sách nhân viên bao gồm tiêu chí
Các nhân viên thuộc nhóm sẽ nhận thông báo cuộc gọi khi cuộc gọi được điều hướng vào nhóm. Danh sách này có thể bao gồm 3 tiêu chí và danh sách các nhân viên theo thứ tự
Khi cuộc gọi được điều hướng vào nhóm sẽ ưu tiên đổ chuông riêng biệt cho nhân viên đáp ứng tiêu chí (nếu có) sau đó mới tiến hành phân bổ đến các nhân viên thuộc nhóm theo các hình thức phân bổ
Lưu ý: Tiêu chí này chỉ áp dụng đối với các nhân viên thuộc nhóm nội bộ này
Kịch bản khi không có nhân viên nghe máy
Cuộc gọi đã vào nhóm nhưng không có nhân viên bắt máy hoặc hết thời gian chờ sẽ được điều hướng đến kịch bản này, bao gồm các hành động
Không hành động: cuộc gọi sẽ kết thúc
Chuyển cuộc gọi đến nhóm nội bộ, nhóm bên ngoài hoặc nhân viên khác
Chuyển cuộc gọi đến tương tác phím khác
Phát lời chào: cuộc gọi sẽ kết thúc sau khi lời chào được phát
Hình thức phân bổ
Phân bổ đồng thời
Cấu hình phân bổ đồng thời
Các nhân viên thuộc nhóm sẽ nhận thông báo cuộc gọi cùng 1 thời điểm khi cuộc gọi. Thông báo này có hiệu lực trong x giây, đây là giá trị Thời gian chờ của nhân viên
Trong trường hợp không có nhân viên nào trực tuyến, cuộc gọi sẽ được giữ lại trong khoảng thời gian do giá trị Thời gian chờ của nhóm quy định
Phân bổ tuần tự
Cấu hình phân bổ tuần tự
Các nhân viên thuộc nhóm sẽ nhận thông báo cuộc gọi theo thứ tự từ trên xuống, cuộc gọi sẽ di chuyển tuần tự mỗi x giây, đây là giá trị Thời gian chờ của nhân viên
Nếu nhân viên có đăng nhập trên mobile app, sẽ phải cần cấu hình thêm giá trị Thời gian chờ bắt buộc, có tác dụng wake-up app để hiển thị được thông báo cuộc gọi. Giá trị này được cấu hình trong khoảng 2-7 giây
Ngoài ra, hình thức này cho phép cấu hình thêm tiêu chí. Tiêu chí này sẽ sắp xếp lại danh sách nhân viên đổ chuông theo thứ tự ưu tiên
Phân bổ ngẫu nhiên
Các nhân viên thuộc nhóm sẽ nhận thông báo cuộc gọi ngẫu nhiên không theo thứ tự, các thông số cấu hình tương tự với hình thức phân bổ tuần tự
Cấu hình phân bổ ngẫu nhiên
Nhóm bên ngoài
Cấu hình / Tổng đài
Nhóm bên ngoài chứa danh sách các số di động cá nhân dùng để back-up trong trường hợp nhân viên không thể online trên web, trực IPPhone hoặc các trường hợp bỏ lỡ cuộc gọi vì không có mạng internet
Nhấn vào biểu tượng ở thanh menu chính, sau đó truy cập đến menu Tổng đài / Nhóm bên ngoài
Giao diện cấu hình nhóm bên ngoài
Đầu số gọi ra
Để nhóm bên ngoài hoạt động, bắt buộc trong danh sách đầu số của doanh nghiệp phải có ít nhất 1 đầu số có thể thực hiện cuộc gọi ra.
Khi cuộc gọi được điều hướng đến nhóm bên ngoài, tổng đài sẽ sử dụng đầu số này để thực hiện cuộc gọi trung gian đến các số điện thoại nhân viên trong nhóm.
Cơ chế hoạt động
Khách hàng gọi vào tổng đài bằng số X
Tổng đài điều hướng đến nhóm bên ngoài bằng số SIP A, thực hiện cuộc gọi trung gian đến Y là số điện thoại của nhân viên
Nhân viên sử dụng số Y sẽ nhận cuộc gọi từ số SIP A, hoàn toàn không biết được số X
Để nhân viên biết được số X phải cần sử dụng đến tính năng Thông báo số gọi đến qua SMS. Lúc này, hệ thống sẽ gửi tin nhắn SMS đến số Y theo nội dung bên dưới:
“(VCONTACT) Ban da bi nho 1 cuoc goi tu so A vao luc 19:09 19/09/2019. Vui long kiem tra va lien he lai”
“(VCONTACT) Ban vua nhan cuoc goi tu so A.”
Cuộc gọi trung gian được kết nối giữa số SIP A và số Y sẽ phải chịu cước phí tương đương với thời lượng diễn ra, đây là giá trị Số giây chuyển tiếp hiển thị ở Lịch sử cuộc gọi.
Cước phí của thời lượng này được áp dụng bảng thoại thoại của số SIP A và sẽ được cộng chung vào cước phí của lịch sử cuộc gọi theo quy định
Hình thức phân bổ & Kịch bản khi không có nhân viên nghe máy
Cấu hình này hoạt động tương tự với Nhóm nội bộ
Tương tác phím
Cấu hình / Tổng đài
Tương tác phím cho phép người gọi có thể thao tác trực tiếp với tổng đài, thông qua các phím bấm đã cài đặt trước đó, cuộc gọi sẽ tiếp tục được điều hướng đến các thành phần tiếp theo
Nhấn vào biểu tượng ở thanh menu chính, sau đó truy cập đến menu Tổng đài / Tương tác phím
Cơ chế hoạt động của tương tác phím
Khi mới vào tương tác
Cuộc gọi điều hướng đến tương tác phím sẽ được xem là đã kết nối (đếm giây phía khách hàng). Trong thời điểm này, Nhạc chờ bắt đầu sẽ được phát, khách hàng có thể thực hiện bấm phím để cuộc gọi được chuyển tiếp đến các kịch bản cấu hình
Nếu khách hàng nhấn sai phím
Khi khách hàng nhấn sai phím (không nhấn chính xác các phím đã cài đặt), nếu Số lần cho phép nhấn sai phím lớn hơn 1, cuộc gọi sẽ đặt lại vào tương tác này với nhạc chờ mang giá trị Nhạc chờ khi trở lại tương tác này
Nếu khách hàng nhấn phím chính xác
Khi khách hàng nhấn phím chính xác, sau x giây - giá trị Thời gian chờ, cuộc gọi sẽ được điều hướng theo kịch bản
Giá trị Thời gian chờ này còn áp dụng trong trường hợp khách hàng không nhấn phím, cuộc gọi sẽ được điều hướng đến Kịch bản khi không nhấn phím, hoặc nhấn sai phím quá số lần cho phép
Lưu ý khi sử dụng tương tác phím
Có thể lồng nhiều tương tác phím vào nhau, sử dụng cho các kịch bản phức tạp.
Có thể tạo được tương tác phím mà không có phím cấu hình, dùng trong trường hợp doanh nghiệp muốn người gọi nghe 1 file ghi âm, sau đó chuyển đến một đích đến khác.
Kịch bản vòng lặp thường được các doanh nghiệp sử dụng:
Yêu cầu: Cuộc gọi vào nhóm nội bộ cho đến khi có nhân viên nghe máy. Cuộc gọi đi hết nhóm nội bộ, không có nhân viên kết nối thì phát lời chào với nội dung "Hiện tại tất cả các tổng đài viên đều đang bận, vui lòng gọi lại sau!" => sau đó tiếp tục quay lại nhóm nội bộ này cho đến khi có nhân viên bắt máy.
Giải pháp
Tạo lời chào với nội dung báo bận "Hiện tại tất cả các tổng đài viên đều đang bận, vui lòng gọi lại sau!"
Tạo tương tác phím với nhạc chờ bắt đầu là lời chào trên trên và Hành động khi không nhấn hoặc nhấn sai phím cấu hình chuyển đến nhóm nội bộ
Tại cấu hình nhóm nội bộ, đặt Hành động khi quá thời gian chờ của nhóm nội bộ chuyển đến tương tác nhấn phím vừa tạo
Số nội bộ
Cấu hình / Tổng đài
Số nội bộ là tài khoản tổng đài liên kết với từng nhân viên trong doanh nghiệp, chỉ có hiệu lực khi sử dụng các chức năng liên quan đến tổng đài. Số nội bộ là số có 2-4 chữ số và không trùng nhau, giá trị này sẽ được khởi tạo sau khi nhân viên đã kích hoạt thành công.
Các nhân viên trong cùng doanh nghiệp có thể sử dụng số này để gọi cho nhau hoàn toàn miễn phí
Nhấn vào biểu tượng ở thanh menu chính, sau đó truy cập đến menu Tổng đài / Số nội bộ
Chi tiết các cấu hình của số nội bộ
Thông tin đăng nhập tổng đài
Các thông tin này có thể sử dụng để sử dụng độc lập tổng đài bằng các nền tảng khác như Softphone Zoiper, GrandSteam hoặc IP Phone.
Lưu ý: Vui lòng bảo mật thông tin này thật kĩ, nếu bị lộ, người khác có thể sử dụng dịch vụ tổng đài để thực hiện các cuộc gọi.
Khu vực chứa các thông tin đăng nhập tổng đài
Đầu số sử dụng
Đầu số được gán với số nội bộ, dùng để thực hiện cuộc gọi đi.
Kịch bản khi nhân viên không nghe máy hoặc không trực tuyến
Cuộc gọi được chuyển đến số nội bộ bằng tiêu chí hoặc kịch bản chuyển tiếp nhân viên, nếu quá thời gian chờ, cuộc gọi sẽ được tách ra 1 nhánh mới độc lập với luồng kịch bản hiện tại.
Nếu không muốn tính năng này, bạn có thể chọn giá trị Theo kịch bản tổng đài, lúc này cuộc gọi sẽ quay về kịch bản gốc được cấu hình
Hạn mức cuộc gọi
Thay đổi hạn mức cụ thể cho từng nhân viên.
Lời chào
Cấu hình / Tổng đài
Là các tệp ghi âm được lưu sẵn, dùng để sử dụng ở các mục cấu hình liên quan đến tổng đài
Nhấn vào biểu tượng ở thanh menu chính, sau đó truy cập đến menu Tổng đài / Lời chào
Giao diện thêm lời chào
Có thể thêm lời chào bằng 3 hình thức
Tải lên file ghi âm có sẵn
Ghi âm trực tiếp bằng trình duyệt
Robot đọc từ 1 đoạn văn bản
CẤU HÌNH CHO DOANH NGHIỆP
Phân quyền
Cấu hình / Doanh nghiệp / Phân quyền
Mỗi nhân viên được thêm vào doanh nghiệp sẽ được gán với 1 phân quyền nhất định và duy nhất. Phân quyền này quy định các tính năng, dữ liệu mà nhân viên đó được phép truy cập và sử dụng ở doanh nghiệp hiện tại.
Nhấn vào biểu tượng ở thanh menu chính, sau đó truy cập đến menu Doanh nghiệp / Phân quyền
Chỉ có chủ doanh nghiệp mới được phép tạo mới và chỉnh sửa các phân quyền và gán phân quyền cho nhân viên
Tạo Phân quyền
Phân quyền bao gồm 4 tab thông tin chính:
Thông tin
Quy định tên của phân quyền, mô tả và màu đại diện
Đặt tên phân quyền, mô tả và tùy chọn màu đại diện
Menu tính năng
Phân quyền tính năng và dữ liệu cho các Menu chính ở giao diện
Phân quyền tính năng cho các Menu chính
Cấu hình
Phân quyền tính năng cho phần cấu hình, tuy nhiên 1 số tính năng chỉ có chủ doanh nghiệp mới có thể sử dụng (được mô tả chi tiết khi thao tác)
Phân quyền tính năng cho phần cấu hình
Cách gán Phân quyền cho nhân viên
Gán phân quyền khi mời nhân viên
Tại giao diện mời nhân viên mới, chọn Phân quyền để gán trực tiếp
Cập nhật phân quyền ở danh sách nhân viên
Cập nhật phân quyền bằng cách chọn 1 hoặc nhiều nhân viên, sau đó chọn tùy chọn Phân quyền ở menu
Cập nhật phân quyền ở tab Thông tin đăng nhập bằng cách chỉnh sửa và chọn phân quyền mới
Ưu tiên gọi nội mạng
Cấu hình / Doanh nghiệp / Cuộc gọi
Nếu bật tính năng, hệ thống sẽ tiến hành lựa chọn đầu số phù hợp với nhà mạng để thực hiện cuộc gọi nhằm giảm bớt chi phí.
Dành cho chủ doanh nghiệp
Nhấn vào biểu tượng ở thanh menu chính, sau đó truy cập đến menu Doanh nghiệp / Cuộc gọi
Nhấn vào nút ở tính năng Ưu tiên gọi nội mạng.
Giao diện cấu hình cuộc gọi cho doanh nghiệp
Cấu hình Ưu tiên gọi nội mạng
Áp dụng toàn bộ nhân viên
Toàn bộ nhân viên sẽ có thể sử dụng tính năng này khi cấu hình này được bật. Nếu tắt đi, nhân viên sẽ không thể sử dụng tính năng này khi thực hiện cuộc gọi.
Cho phép nhân viên bật tắt tính năng
Nếu tùy chọn này được bật, nhân viên có thể tắt đi tính năng này khi chuẩn bị hiện cuộc gọi. Để đảm bảo các cuộc gọi đi của nhân viên luôn luôn ưu tiên nội mạng vui lòng tắt tính năng này.
Dành cho nhân viên
Khi tính năng này được bật, việc chọn đầu số sẽ không được chọn thủ công nữa mà hệ thống sẽ tiến hành chọn đầu số phù hợp với thuê bao gọi đi. Có thể bật tính năng này bằng 2 cách:
Bật tắt ở cửa sổ cuộc gọi
Nhấn vào biểu tượng ở cửa sổ cuộc gọi để bật tính năng
Bật tắt tính năng ở cửa sổ cuộc gọi
Bật tắt ở cấu hình cá nhân
Vào trang cá nhân, và đi đến phần Cấu hình khác, bạn có thể bật tắt tính năng này ở phần Cuộc gọi
Bật tắt Ưu tiên gọi nội mạng ở cấu hình cá nhân
Bật tắt ở cấu hình cuộc gọi
Random đầu số gọi ra
Cấu hình / Doanh nghiệp / Cuộc gọi
Nếu bật tính năng, hệ thống sẽ tiến hành lựa chọn đầu số một cách ngẫu nhiên để thực hiện cuộc gọi
Dành cho chủ doanh nghiệp
Nhấn vào biểu tượng ở thanh menu chính, sau đó truy cập đến menu Doanh nghiệp / Cuộc gọi
Nhấn vào nút ở tính năng Random đầu số gọi ra.
Cấu hình Random đầu số gọi ra
Áp dụng toàn bộ nhân viên
Toàn bộ nhân viên sẽ có thể sử dụng tính năng này khi cấu hình này được bật. Nếu tắt đi, nhân viên sẽ không thể sử dụng tính năng này khi thực hiện cuộc gọi.
Cho phép nhân viên bật tắt tính năng
Nếu tùy chọn này được bật, nhân viên có thể tắt đi tính năng này khi chuẩn bị hiện cuộc gọi. Để đảm bảo các cuộc gọi đi của nhân viên luôn luôn random đầu số vui lòng tắt tính năng này.
Dành cho nhân viên
Khi tính năng này được bật, hệ thống sẽ tự random và chọn sẵn cho nhân viên 1 đầu số ngẫu nhiên trong danh sách khi mở cửa sổ cuộc gọi. Có thể bật tính năng này bằng 2 cách:
Bật tắt ở cửa sổ cuộc gọi
Nhấn vào biểu tượng ở cửa sổ cuộc gọi để bật tính năng
Bật tắt tính năng ở cửa sổ cuộc gọi
Bật tắt ở cấu hình cá nhân
Vào trang cá nhân, và đi đến phần Cấu hình khác, bạn có thể bật tắt tính năng này ở phần Cuộc gọi
Bật tắt ở cấu hình cuộc gọi
Chặn cuộc gọi
Cấu hình / Doanh nghiệp / Cuộc gọi
Các số điện thoại bị chặn sẽ không thể tương tác được với toàn bộ đầu số SIP thuộc doanh nghiệp
Nhấn vào biểu tượng ở thanh menu chính, sau đó truy cập đến menu Doanh nghiệp / Cuộc gọi
Nhấn vào nút ở tính năng Chặn cuộc gọi.
Giao diện quản lý các số bị chặn
Thêm số điện thoại cần chặn
Chọn tab phù hợp với mục đích chặn cuộc gọi để tiến hành thêm số điện thoại
Thêm thủ công
Nhập số điện thoại cần chặn vào hộp kí tự và sử dụng nút để thêm lần lượt các giá trị
Thêm bằng file Excel
Nếu cần chặn nhiều số điện thoại cùng 1 lúc, bạn có thể sử dụng file Excel chứa danh sách các số điện thoại cần chặn nằm trên cùng 1 cột (vd cột A như hình minh họa)
Chọn giá trị ở hộp Cột chứa số điện thoại ở giao diện sau đó chọn file Excel đã có sẵn trước đó sao cho cột chứa số điện thoại cần chặn trùng với giá trị cột đã chọn sẵn.
Hạn mức cuộc gọi
Cấu hình / Doanh nghiệp / Cuộc gọi
Giới hạn thời gian gọi của các nhân viên trong doanh nghiệp
Nhấn vào biểu tượng ở thanh menu chính, sau đó truy cập đến menu Doanh nghiệp / Cuộc gọi
Nhấn vào nút ở tính năng Hạn mức cuộc gọi.
Cấu hình hạn mức cuộc gọi cho doanh nghiệp
Nếu hạn mức cuộc gọi được áp dụng như hình trên, mỗi nhân viên trong doanh nghiệp sẽ có hạn mức tổng 100 phút, 20 giây mỗi cuộc gọi. Hạn mức sẽ tự động reset về 100 phút vào thời điểm 07:00 mỗi ngày
Ở các lần chỉnh sửa sau đó, hạn mức sẽ không được áp dụng mới trừ khi bạn bật tùy chọn Reset hạn mức hiện tại của toàn bộ nhân viên và lưu lại
Quản lý hạn mức của nhân viên
Bạn có thể quản lý hạn mức của từng nhân viên tại phần cấu hình Tổng đài / Số nội bộ
Theo dõi hạn mức của nhân viên ở cột Đầu số / Hạn mức
SMS
Cấu hình / Doanh nghiệp / Tích hợp
Để có thể sử dụng tính năng gửi Tin nhắn SMS ở menu Marketing, doanh nghiệp cần phải có các cấu hình nhà cung cấp SMS. Cấu hình này chứa những giá trị, thông số API mà VCONTACT dùng để request dịch vụ SMS đến nhà cung cấp được cấu hình.
Nhấn vào biểu tượng ở thanh menu chính, sau đó truy cập đến menu Doanh nghiệp / Tích hợp và tiếp tục truy cập tab
Danh sách nhà cung cấp dịch vụ SMS
Hiện tại VCONTACT hỗ trợ liên kết trực tiếp với 5 nhà cung cấp: ESMS, SimoSMS, SpeedSMS, MyTel, VMG.
Thêm nhà cung cấp và cấu hình gửi tin
Mỗi nhà cung cấp SMS có thể chứa nhiều cấu hình gửi tin khác nhau, người dùng có thể thêm và đặt tên cấu hình phù hợp với nhu cầu sử dụng.
Nhấn nút , chọn nhà cung cấp cần thêm
Tiếp tục thêm mới cấu hình gửi tin bằng nút
để mở giao diện thêm cấu hình chi tiết.
Bạn cần nhập vào các thông số tương ứng với các trường yêu cầu từ nhà cung cấp
Gửi thử tin
Sau khi đã điền đầy đủ các thông tin được lấy từ nhà cung cấp, bạn có thể gửi thử tin nhắn để đảm bảo cấu hình đã hoạt động hay chưa bằng cấp nhập số điện thoại và nội dung sau đó nhấn vào biểu tượng để tiến hành gửi.
Kết quả gửi thử sẽ được hiển thị ở 2 giá trị Request và Response do nhà cung cấp trực tiếp trả về
Tạo tin nhắn mẫu
Tin nhắn mẫu được sử dụng khi thực hiện phiên gửi SMS Marketing, giúp người dùng có thể chọn nhanh những mẫu tin lưu sẵn theo template quy định, rút gọn thời gian thao tác ở giao diện
Tại màn hình danh sách nhà cung cấp, nhấn nút để mở giao diện quản lý tin nhắn mẫu
Danh sách tin nhẵn mẫu
Biến liên kết với thuộc tính khách hàng giúp linh động các nội dung khi gửi cho nhiều khách hàng khác nhau, các biến này sẽ liên kết trực tiếp với thuộc tính khách hàng thuộc VCONTACT
Thêm mới tin nhắn mẫu
Email
Cấu hình / Doanh nghiệp / Tích hợp
Để có thể sử dụng tính năng Email Marketing, doanh nghiệp cần phải có các cấu hình nhà cung cấp Email. Hiện tại VCONTACT chỉ hỗ trợ liên kết với nhà cung cấp Sendgrid
Nhấn vào biểu tượng ở thanh menu chính, sau đó truy cập đến menu Doanh nghiệp / Tích hợp và tiếp tục truy cập tab
Tạo API Key từ Sendgrid
Để tạo API Key từ Sendgrid, hãy chắc chắn bạn đã có tài khoản Sendgrid trước đó. Sử dụng tài khoản Sendgrid để truy cập Setting / API Key với đường dẫn này
Nếu chưa có tài khoản, vui lòng tạo tài khoản tại đây https://signup.sendgrid.com/
Thêm mới cấu hình Sendgrid
Mỗi cấu hình mang 1 API Key khác nhau, người dùng có thể thêm nhiều cấu hình và đặt tên phù hợp với mục đích sử dụng
Nhấn nút , nhập các thông tin cần thiết
Chi tiết cấu hình Sendgrid
Email và Tên người gửi sẽ được hiển thị với người dụng cuối như hình bên dưới.
Email và Tên người gửi thực tế khi nhận Email
Kênh tương tác
Cấu hình / Doanh nghiệp / Tích hợp
Liên kết với các tài khoản mạng xã hội để sử dụng tính năng Đa kênh, giúp liên kết các kênh bán hàng về đầu mối duy nhất
Hiện tại VCONTACT hỗ trợ liên kết trực tiếp với Facebook Fanpage và Zalo Official Account
Quản lý API & Đối tác tích hợp
Cấu hình / Doanh nghiệp / API & Đối tác tích hợp
Cấu hình phân Sale
Cấu hình / Doanh nghiệp / Khác
Cấu hình phân Sale là tập hợp các nhân viên nhất định và quy định cách thức phân bổ khách hàng dành cho các nhân viên đó. Cấu hình này được sử dụng ở các luồng thêm khách hàng tự động hoặc chủ doanh nghiệp chủ động phân khách hàng cho nhân viên ở danh sách quản lý khách hàng
Nhấn vào biểu tượng ở thanh menu chính, sau đó truy cập đến menu Doanh nghiệp / Khác
Nhấn vào nút ở tính năng Cấu hình phân Sale.
Giao diện cấu hình khác cho doanh nghiệp
Thêm mới cấu hình phân Sale
Nhấn nút , chọn các nhân viên cần thêm vào cấu hình.
Tùy vào mục đích sử dụng, chủ doanh nghiệp có thể tạo ra nhiều cấu hình phù hợp. Có 3 hình thức phân chia khách hàng cho các nhân viên trong cấu hình:
1.Phân chia đồng đều
2.Phân chia cụ thể theo %
3.Ưu tiên nhân viên có ít khách hàng
Sử dụng cấu hình phân Sale
Áp dụng cho tính năng Chuyển người phụ trách ở danh sách khách hàng
Tại danh sách khách hàng, chọn các khách hàng muốn phân bổ, chọn Chuyển người phụ trách
Tại cửa sổ bật lên, chọn tùy chọn Gán theo cấu hình phân Sale và chọn cấu hình đã thêm trước đó
Áp dụng cho tính năng thêm khách hàng bằng file Excel
Áp dụng cho tính năng Thêm khách hàng tự động qua cuộc gọi
Thêm khách hàng tự động qua cuộc gọi
Cấu hình / Doanh nghiệp / Khác
Tùy vào cuộc gọi được cấu hình, nếu khách hàng chưa tồn tại, hệ thống sẽ tự động thêm số điện thoại đó và phân đến nhân viên (là nhân viên thực hiện cuộc gọi hoặc cấu hình phân Sale)
Nhấn vào biểu tượng ở thanh menu chính, sau đó truy cập đến menu Doanh nghiệp / Khác
Nhấn vào nút ở tính năng Thêm khách hàng tự động qua cuộc gọi.
Cấu hình chi tiết
Mã vùng
Cấu hình / Doanh nghiệp / Khác
Quy định các mã vùng cụ thể, tính năng này sẽ được áp dụng để chuyển đổi hàng loạt mã vùng số điện thoại khách hàng khi thực hiện tạo phiên Marketing và các tính năng liên quan
Nhấn vào biểu tượng ở thanh menu chính, sau đó truy cập đến menu Doanh nghiệp / Khác
Nhấn vào nút ở tính năng Mã vùng.
Cấu hình chi tiết
Phân loại bắt buộc
Cấu hình / Doanh nghiệp / Khác
Các thuộc tính phân loại bao gồm Tag, Nhóm, Ngành sẽ là giá trị bắt buộc khi thao tác ở các tính năng liên quan
Nhấn vào biểu tượng ở thanh menu chính, sau đó truy cập đến menu Doanh nghiệp / Khác
Nhấn vào nút ở tính năng Phân loại bắt buộc.
Cấu hình chi tiết
Phân loại
Cấu hình / Phân loại
Phân loại bao gồm 3 thuộc tính Tag, Nhóm, Ngành. Các thuộc tính được liệt kê tùy theo mục đích sử dụng như sau:
1.Tag
Khách hàng
Lịch sử cuộc gọi
Nhân viên
Phiếu ghi
Đa kênh
2.Nhóm
Khách hàng
Nhân viên
3.Ngành (chỉ áp dụng cho khách hàng)
Nhấn vào biểu tượng ở thanh menu chính, sau đó truy cập đến menu Phân loại
Giao diện quản lý Phân loại
Tùy chọn thêm mới Phân loại theo từng Tab Tag, Nhóm, Ngành và đặt giới hạn sử dụng các phân loại này cho từng chức năng cụ thể
Cấu hình màu đại diện cho Phân loại để dễ dàng nhận biết
Doanh nghiệp có thể tổ chức chi tiết các phân loại này bằng cách phân cấp giúp chia nhỏ Tag, Nhóm, Ngành phù hợp với mục đích sử dụng khác nhau
Phân cấp trong Phân loại
CẤU HÌNH DÀNH CHO NHÂN VIÊN
Thay đổi thông tin cá nhân
Cá nhân
Nhấn vào Avatar của mình ở góc phải trên thanh menu để đi đến trang cá nhân
Thông tin cá nhân
Truy cập tab để cập nhật các thông tin cá nhân bao gồm Avatar, tên, giới tính, số điện thoại, Email, và các thông tin liên quan khác.
Thông tin đăng nhập
Bao gồm các thông tin chỉ có thể chỉnh sửa bởi chủ doanh nghiệp
- Email đăng nhập (không thể thay đổi)
- Phân quyền hiện tại của tài khoản
- Trạng thái hoạt động của tài khoản
Cài đặt thông báo
Cấu hình các tùy chọn thông báo nhận qua Thông báo ở trình duyệt hoặc Email
Nhấn vào Avatar của mình ở góc phải trên thanh menu để đi đến trang cá nhân và chọn tab
Giao diện cấu hình thông báo
Cài đặt cuộc gọi
Cấu hình các tùy chọn liên quan đến cửa sổ cuộc gọi
Nhấn vào Avatar của mình ở góc phải trên thanh menu để đi đến trang cá nhân và chọn tab
và truy cập đến tính năng Cuộc gọi
Cài đặt LazyCall
LazyCall giúp người dùng phát 1 đoạn ghi âm thu sẵn trong khi cuộc gọi đang được diễn ra.
Nhấn vào Avatar của mình ở góc phải trên thanh menu để đi đến trang cá nhân và chọn tab
và truy cập đến tính năng LazyCall
Giao diện quản lý LazyCall
Sử dụng LazyCall khi gọi
Để đảm bảo chất lượng, khi LazyCall được phát, micro của nhân viên sẽ tạm thời ngưng hoạt động
Cấu hình tự động phát LazyCall khi cuộc gọi được kết nối
Cài đặt giao diện
Cấu hình hiển thị các nút thao tác nhanh và số dòng dữ liệu hiển thị trên 1 trang
Nhấn vào Avatar của mình ở góc phải trên thanh menu để đi đến trang cá nhân và chọn tab
và truy cập đến tính năng Giao diện
Các nút thao tác nhanh
Số dòng dữ liệu hiển thị trên 1 trang
Đổi mật khẩu
Nhấn vào Avatar của mình ở góc phải trên thanh menu để đi đến trang cá nhân và chọn tab
THÔNG SỐ CẤU HÌNH SMS
ESMS & SIMOSMS
Là dịch vụ SMS do công ty VIHAT cung cấp, ESMS cung cấp dịch vụ ở Việt Nam và SIMOSMS cung cấp dịch vụ ở nước ngoài, nên cấu hình 2 nhà cùng cấp này hoàn toàn giống nhau.
Bạn cần quan tâm đến các thông số sau:
1.ApiKey & SecretKey: được cấp với tài khoản đăng ký
2.SmsType:
Tin hiển thị thương hiệu (Brandname) chăm sóc khách hàng. Tin đi ngay. Phải đăng ký Brandname trước mới gửi được
Đầu số cố định 10 số, giá tốt, tuy nhiên cần phải đăng ký Template trước với ESMS hoặc SIMOSMS
3.IsUnicode: 0 hoặc 1 cho tin nhắn không dấu hoặc có dấu
4.BrandName: Thương hiệu của bạn đã đăng kí với nhà mạng (nếu SmsType là 8, vui lòng không điền)
5.Phương thức: truyền GET
Để lấy các thông số trên, hãy đảm bảo bạn đã có sẵn tài khoản ESMS hoặc SIMOSMS trước đó, nếu chưa vui lòng tham khảo:
Nhà cung cấp | Đường dẫn đăng kí | Tài liệu API |
ESMS | ||
SIMOSMS |
Last updated
