Phiếu ghi

Phiếu ghi (hay còn gọi là Ticket) là phiếu yêu cầu hỗ trợ liên quan đến một vấn đề của khách hàng, một yêu cầu dịch vụ hỗ trợ / trợ giúp, một công việc / nhiệm vụ của cấp trên giao cho cấp dưới. Phiếu ghi giúp Doanh nghiệp ghi nhận, theo dõi quá trình xử lý các vấn đề của khách hàng, nhân viên nội bộ.

1. Cấu hình phiếu ghi

Để cấu hình phiếu ghi, bạn vui lòng đăng nhập vContact bằng tài khoản chủ doanh nghiệp.

Đi đến tab Cấu hình / Phiếu ghi

Chủ đề phiếu ghi

1. Chủ đề phiếu ghi giúp phân loại phiếu ghi tuỳ mục đích sử dụng của doanh nghiệp

2. Bộ thuộc tính: Mỗi chủ đề phiếu ghi sẽ được gắn với 1 bộ thuộc tính

3. Mỗi chủ đề phiếu ghi sẽ được gắn với 1 bộ trạng thái mà trong đó doanh nghiệp có thể tuỳ chỉnh được giá trị bên trong (tối đa 5 trạng thái)

4. Phân loại: tuỳ chọn dùng để chia nhỏ mục đích sử dụng của từng phiếu ghi theo chủ đề (có thể có hoặc không), có thể áp dụng cấu hình đơn giản hoặc mỗi phân loại một cấu hình

5. Quyền mở lại phiếu ghi: tài khoản nhân viên khi có các quyền này mới có quyền mở lại các phiếu ghi (thuộc chủ đề có chọn các quyền) đã được chuyển sang trạng thái kết thúc, các tài khoản không có quyền sẽ không thể mở được

6. Cấu hình chọn sẵn: cấu hình sẽ được áp dụng khi tạo phiếu ghi thuộc chủ đề này, nếu chọn phân loại thì áp dụng cấu hình của phân loại

7. Phân quyền: Các nhân viên được phân quyền thì mới có thể thêm thuộc tính này vào phiếu ghi và được gán làm nhân viên tiếp nhận/ nhân viên liên quan cho phiếu ghi thuộc chủ đề này. Các nhân viên không được thêm vào phân quyền sẽ không thể thấy và sử dụng các chủ đề này trong danh sách chủ đề

8. Tự động ẩn phiếu ghi: tài khoản nhân viên được có quyền này thì các phiếu khi sau khi chuyển sang trạng thái kết thúc sau khoảng thời gian như cấu hình sẽ tự động ẩn khỏi màn hình Chủ đề để tránh gây nhiễu thông tin. Bạn vẫn có thể tìm kiếm, và bỏ ẩn phiếu ghi đã ẩn ở màn hình Danh sách phiếu ghi

Trạng thái phiếu ghi

1. Trạng thái có thể sử dụng chung cho nhiều chủ đề phiếu ghi khác nhau

2. Có thể cấu hình từng thành phần của trạng thái bao gồm tên và màu sắc

Thuộc tính phiếu ghi

1. Thuộc tính có thể sử dụng chung cho nhiều chủ đề phiếu ghi khác nhau

2. Có thể thêm các thuộc tính động, có thể chọn nhiều dạng thuộc tính

2. Tạo phiếu ghi

Đi đến tab Phiếu khi / Danh sách, chọn Thêm phiếu ghi

Các thành phần của phiếu ghi bao gồm

1. Chủ đề phiếu ghi

2. Trạng thái phiếu ghi

3. Độ ưu tiên

4. Phân loại phiếu ghi

5. Mô tả phiếu ghi

6. Danh sách công việc

7. Nhân viên tiếp nhận phiếu ghi: Nhân viên chịu trách nhiệm trực tiếp liên quan đến phiếu ghi đó

8. Nhân viên theo dõi (liên quan): nhân viên được gán liên quan sẽ có thể thấy được phiếu ghi của người khác, cập nhật trạng thái và được thông báo những hoạt động cập nhật liên quan đến phiếu ghi

9. Các thành phần đính kèm phiếu ghi bao gồm lịch sử cuộc gọi, thông tin khách hàng, tương tác khách hàng...

10. Ngày hết hạn (deadline)

11. File đính kèm (bao gồm hình ảnh và các loại file khác)

3. Tương tác với phiếu ghi

Chi tiết phiếu ghi

Tại đây, bạn có thể xem được những thông tin chi tiết của phiếu ghi và xem những hoạt động cập nhật liên quan đến phiếu ghi này

Bạn có thể Ghim, Tắt thông báo liên quan đến phiếu ghi này (tính năng cá nhân, không ảnh hưởng đến các nhân viên liên quan)

Ngoài ra, bạn có thể thay đổi trạng thái khi click vào trạng thái cụ thể ở thanh trạng thái. Mỗi lần thay đổi bắt buộc phải để lại ghi chú.

Xem phiếu ghi theo dạng Kanban

Đi đến tab Phiếu ghi / Chủ đề

Tại bạn có thể theo dõi trực quan danh sách các phiếu ghi theo từng chủ đề cụ thể.

Ở màn hình này, có thể xem chi tiết bằng cách click vào phiếu ghi cụ thể hoặc chuyển trạng thái bằng cách kéo thả phiếu ghi từ cột này sang cột khác.